Bugünün şartlarında ve pandemi koşullarında sanal toplantılar, müşterilerden iş arkadaşlarına ve uzak ekip üyelerine kadar herkesle bağlantı kurmak için çok önemli araç haline gelmiştir.

Basit bir konferans çağrısı veya çevrimiçi bir toplantının bağlantısını açarak, satış aramalarından dünya çapındaki katılımcılarla durum güncellemelerine kadar her şeyi gerçekleştirebilirsiniz

Çevrimiçi bir toplantıya veya konferans çağrısına katılan herkesin bildiği gibi, yüz yüze toplantılar ile ses veya video eşdeğerleri arasında önemli birkaç fark vardır.

Video konferans görgü kuralları ile normal iş görgü kurallarının birbirinden bazı farklılıkları da olduğu bilinmektedir

Öncelikle bu farklılıkların farkında olarak hareket etmeli, ancak toplantı etik değerlerini de unutmadan katılım sağlanmalıdır.

Aşağıdaki belirttiğim bazı ipuçlarını kullanmak, bir sonraki çevrimiçi toplantınızda istemeyerek bir gaf yapmaktan kaçınmanıza yardımcı olacaktır.

Toplantı yapacağınız online uygulama ile ilgili güncel programının hem mobil telefonunuzda hem de bilgisayarınızda kurulu olmasına özen gösterin. Programın ne şekilde kullanıldığı ve bazı önemli kullanım uygulamalarının neler olduğunu öğrenin ve denemelerini yapın.

Öncelikle bu konudaki hassasiyeti diğer dikkat çekici bilgiler ile birleştirerek uygulamalarınızı kullanmak size kolaylık ve kalite sağlayacaktır.

1-Online Toplantınıza Hazırlık yapın

İster şahsen ister sanal olsun, net bir amaca hizmet etmeyen toplantılar zaman kaybıdır. Yüz yüze olan toplantılar nasıl ki bir amaca hizmet ediyorsa, sanal toplantılarda da aynı amaçları taşıyan bir iş akımı olduğunu bilerek hareket etmelisiniz. Ön hazırlık ve bilgi yönetimi yaparak, hem çağrının düzenleyicisi hem de katılımcıları adına hazırlıklı olmak, başarılı bir çevrimiçi toplantının anahtarıdır.

Eğer siz;

Toplantı düzenleyicisiyseniz

Aramadan önce, çağrının amacını, kimlerin katılacağını ve oturum sırasında nelerin elde edilmesi gerektiğine ilişkin beklentileri açıklayan tüm katılımcılara ekli bir gündem içeren bir toplantı isteği göndermeniz gerekmektedir. Ayrıca sosyal medyada etkin bir şekilde duyur yapmak da işinizi daha kolaylaştıracak ve davetlere katılımınızda aktif bir eylem işlemi gerçekleştirebileceksiniz. Bu konuda sanal dünyada oldukça fazla uygulama bulabilecek ve en anlaşılır şekilde davetler düzenleyebileceksiniz. (Canva, logopit vs).

Eğer, toplantı katılımcılarının toplantıdan önce, sunumunuzu veya toplantınızın gerekliliği olabilecek materyalleri gözden geçirmesini istiyorsanız, bunları bir gün önceden sağlayın ve beklentinizi açıkça belirtin. (Örneğin, sunum sırasında yanınızda ‘’üç adet ….. bulundurun ‘’ gibi bir ön koşulu da hatırlatmayı unutmayın

Gerektiğinde toplantı sırasında karar alınması ve netice elde edilecek çözümlerin üretilmesi gerekiyorsa, katılımcıların önceden bildirin ki, katılımcılar hazırlıklı olsunlar.

Toplantınızı zamanlamak için bir takvim ve saat yönetimi kullanarak insan hatasını önleyin. Bu konuda önceden yapılacak bilgilendirmelerin tek bir geri bildirim kanalı değil bir veya iki unsuru kullanarak ilgili kullanım linkleri ve metotlarını belirlenmiş bir zaman yönetimi ile iletin

Toplantınızı başlatmadan önce ses ve işitsel ayarlarınızı en az iki kez kontrol ederek video konferans platformunuzu test edin. Bu, arama sırasında teknik konularda düzene sağlamanızı ve özellikle zaman  kaybını önleyecektir.

Toplantıya başlamadan önce kendi kişisel rolünüzü iyi belirleyin. Çağrı sahibiyseniz, not almanız, veya  Soru-Cevap’ı çalıştırmanıza gerek olmayacaktır. Hepimizin bildiği bir gerçek, insan beyninin çoklu görev için tasarlanmadığıdır. Aynı anda birden fazla şey yaptığınızda, gerçekten yaptığınız tek şey iki görev arasında aynı bir masa tenisi topu gibi hızla gidip gelmekte olup bu işlem üretkenliğinizin %40’ına kadar bir kayba yol açabilmektedir.

Hem sunucu hem de not alıcı olmanız önemli bilgi parçalarını kaçırmanıza neden olacak ve ilgiyi yok edebilecektir. Bu konularda ekran başında yapacağınız kısa kesintiler dikkat kaybı ve odak işleminin bozulmasına neden olacaktır. Bunun yerine, dinleyicilerden veya görev vereceğinizi bir yardımcınızdan not alma sorumlusu belirleyerek daha akıcı bir işlem yapabilir, ayrıca toplantıyı kaydedip kolay erişim için bulutta depolayabilen bir konferans hizmeti kullanarak beklentileri yükseltebilirsiniz. Daha sonra kayıt katılımcılarla paylaşabilir veya toplantı tutanakları yazımı vermek için daha sonra sağlayacağınız iletişimlerle etkileşimlerde olumlu bir süreç izleyebilirsiniz.

Eğer siz;

Toplantı katılımcısıysanız.

Konu hakkında bilgilendirmeleri ve zaman planlamasını dikkatle takip edin. Aynı şekilde çağrı yapan için yukarıda belirttiğimiz bir çok hususu da ihmal etmeyiniz.

Bilgilendirmelerin yetersiz olduğu, konu hakkında hiçbir ipucunun olmadığı sanal bir toplantıya davet edilmekten daha kötü bir şey olmadığını hepimiz biliriz.

Eğer varsa, size gönderilen bilgi veya materyalleri önceden gözden geçirin. Öğrenmenin ve bilgi edinmenin yolu Proaktif olmaktan geçer. Organizatör önceden bilgi vermediyse beklentiler hakkında önceden sorun ve öğrenin. Mümkün olduğunca hazırlıklı olmak katılımcı olduğunuz toplantılarda öğrenme veya bilgilenme seviyenizin artışına neden olacaktır.

Gerektiğinde ve tabii ki uygunsa, diğer katılımcılar ile iletişimde olmak da önemli bir teklif olarak sunulabilir. Bazen çağrı sahibinin yeterli şekilde hazırlanmak için zamanı olmamaktadır. Bu konuda sizin yapacağınız ön teklifler onun açısından da daha etkin olmasını sağlayacak ve toplantınıza akışkanlık kazandıracaktır.

En önemli konulardan bir diğeri de video konferans için tam hazırlıklı olmamaktır. Bu konuda birçok iletişim kazası yaşanmış ve yaşanmaya da devam etmektedir. Pandemi sürecinde hepinizin hatırlayacağı bir devlet üniversitesinin dekanının açık olan video program uygulamasının farkında olmayıp öğrenciler hakkında espri nitelikli yaptığı ve cinsel içerikli bir şaka nitelikli anekdotunun başına neler açtığı görülmüştür.

Bu nedenle, her zaman bir video konferans için hazır olun. Kameraya  ve ses çıkışına hazır olmak, yüz yüze iletişim kurmanın tercih edilen bir yöntemi ise hazırlıksız yakalanabileceğinizi de hatırlayın.

Teknik olarak Video konferans için kurulumunuzu optimize edin. Çalışma alanınızın arka planda göründüğünü görmek için masanızı temizleyin ve toplantınızdan önce web kameranızı açın.

Aydınlatmanızı geliştirin. Loş ışıklı bir odadan bir video konferansa katılmak, diğer katılımcıların sizi görmesini zorlaştırır ve video konferans sisteminizin ekranının doğruluğundan ödün verebilir. Arka aydınlatma özellikle sorunlu olabilir. Bu yüzden mümkün olduğunda ön veya yan doğal ışık kullanmaya çalışın.

Oturum başladıktan sonra, gözlerinizi web kameranızda tutun.

Bu konuda yapacağımız en etkili öneri, web kamera ile bakış açınızın aynı hizada olmasıdır. Cihazınızı buna göre ayarlayın

Bakışlarınızın kameranın ışı yanındaki optik noktaya doğru hedeflenmesi, konuştuğunuzda veya dinlediğinizde, sizi dinleyenlerin daha etkin olarak dinlemesini sağlayacaktır.

Göz temasının kalitesi iletişimin olmazsa olamazıdır. İster normal ortamda, ister sanal ortamda ne kadar önemli olduğu bilinen bu konunun dikkatle anımsanması ve hata yapılmaması açısından değerlendirmesi gerekmektedir.

Uygun bir toplantı için bazı ipuçları da şunlar olacaktır.

Başlangıç zamanlamasına dikkat

Kimse boş bir konferans salonunda oturmaktan, müzik dinlemekten ve ev sahibinin gelmesini beklemekten hoşlanmaz. Çevrimiçi bir toplantı gerçekleştiriyorsanız, katılımcıların zamanına olan saygınız nedeniyle derhal zamanında başlayın.

Geç gelenler katıldığında, geçtiğiniz konuları tekrarlamayın. Bunun yerine, daha sonra onlar için başka bir ortamda paylaşım yapabileceğinizi veya bilgi, aktaracağınızı kısaca anlatabilirsiniz.

Sunduğunuz programa uyum sağlamanın en iyi araçlarından biri gündeminiz olacaktır. Daha evvelce yaptığınız bildirimlerde özen gösterdiğiniz gündeminizi açılışta sunun ve büyük bir bölümünü de uyum sağlayın. Unutmayın katılımcılar sizin gündeminize bağlı kalmanızı isteyecekler ve bu konuda da arzulu olacaklardır.

Dikkat Dağıtıcıları En Aza İndirin

Konferansların en önemli taraflarından biri de dikkat dağıtıcıları yok etmektir. Salonda olan her şeyin üzerinde dikkatle durduğumuz gibi sanal ortamda da dikkat dağıtan arka plan veya yan objeleri dikkatle ve özenle düzenleyin. Genel tavsiyelerimizin en önemlisi de arka planda dikkat dağıtıcı herhangi bir şeyin olmamasıdır.

Dikkati dağılmış davranışlar herkese zarar verir, özellikle dikkat dağıtıcı şeyler organizatörün geri dönüp zaten paylaşılan bilgileri yinelemesi gerektiği anlamına geliyorsa, olası dikkat dağıtıcı şeyleri azaltmak ve hatta ortadan kaldırmak gerekecektir. Pandemi sürecinde izlediğim her canlı sunum veya video konferansta insanları arka planlarında kitap veya kütüphane görüntüleri, paylaşmaları, bunu bir alışkanlık haline getirdikleri ve taklitlerin arttığını gördüm. Hatta son günlerde, İngiltere’de bir reklam ajansının da kütüphane görüntüleri içeren bir sanal sunum objesinin kiraladığını da bir haber kuşağında izlemiştim.

Telefonunuzu kapatın veya susturun, Telefondan yayın yapıyor veya dinliyorsanız uçak modunda olmanız sizi rahatlatacaktır.

Bilgisayarınızda bağlanıyorsanız, bildirimleri ortadan kaldırmak için diğer tüm uygulamaları ve tarayıcı pencerelerini kapatın.

Kağıt hışırtıları yapmaktan kaçının, gürültülü gıdalar yeme veya arka planda diğer dikkat dağıtıcı sesler yapmama konusunda özenli davranın

Konuşurken başkalarını rahatsız etmemeye dikkat etmek için ses tonunuzun kalitesine önem verin.

Eğer sunucu iseniz bu konuda kendinize, en yüksek kalitede HD ses ve video sunan bir konferans çözümü yatırım yapmak için gayretli olun.

Çok önemli bir konu da, konuşmadığınız zaman mikrofonunuzu sessize alın.

Yukarıdaki bölümlerde gerçek bir iletişim kazasını anlattığım korku hikayelerinden birini yaşayabilir ve kariyeriniz veya müşteriniz tarafından doğabilecek olumsuz sonuçlarla karşılaşabilirsiniz.

Toplantınızı kısa bir sunum ile başlatın

Toplantılar her zaman tanıtımlarla başlamalıdır. Çağrıyı yapan ve sunun siz iseniz, tüm katılımcıların kısa bir bilgilendirmesine erişin ve gizlilik içermiyorsa tanıtın.

Eğer insanlar birbirini tanımıyorsa ve çok fazla zamanınızı almayacaksa herkesin rol ve sorumlulukları hakkında farkındalığı artıran kısa bir tanıtım turu, toplantının geri kalanının daha sorunsuz gitmesini sağlayabilir.

Tanıtımlar yapıldıktan sonra, katılımcılara neden topladığınızı kısaca hatırlatın. Toplantının nedenini ve gerekli amaç veya sonuçları ekleyin.

Toplantı sürecinde katılımcılardan bildirimleri kapatmalarını talep edebilirsiniz

Sorularla ilgili beklentileri belirleyerek uygun bir zaman diliminde cevaplayacağınızı belirtmek de iyi fikir olacaktır.

Profesyonel bir duruş sergileyin

Sanal toplantılar genellikle yüz yüze toplantılara göre daha az stresli olabilmektedir. Bu da rahatlamayı sağlayarak uygun geri bildirimleri bozmakta ve sağlanan bu rahatlığın dinlemeyi bozduğunu görebilmekteyiz. Katılımcılar çıplak ayaklarınızı görmeyecek tabii ki ancak bu tavrınızın  belki de ses tonunuzda ortaya çıkabileceğini ve karşınızdakilerin bu durumu hissedebileceğini de bilmek gerekecektir.

İster sesli, ister görüntülü konferansa katılıyor olun, profesyonel bir duruş ve görünümü korumak sizin iş ve sunum kalitenizi yükseltecektir.

Bunun için bizzat buluşacak gibi giyinin ve profesyonel davranın. Öyle bir an gelebilir ki diğer katılımcılar sizi sadece belden yukarıya kadar görebildiğini düşündüğünüz bir anda ta ki beklenmedik bir şekilde ayağa kalkmanız gerekebilir ve kötü görüntüler yansıtabilirsiniz.

İş yaşamının ciddiyetinin sanal sunumlarda da sağlanması açısından bu hususu bir davranış biçimi olarak yönetmeniz de gerekmektedir.

Hassas Bilgileri Korumak gerekir

Diğer toplantı katılımcılarına sunum yaparken ekranınızı paylaşıyorsanız, yalnızca amaçlanan içeriğin görüldüğünden emin olun. Bir video konferansı başlatmadan önce, tarayıcı pencerenizden ve üzerinde çalıştığınız diğer uygulamalardan oluşan gereksiz sekmeleri kapatın. Tam masaüstünüzü paylaşırken, tarayıcının adres çubuğunda arama yapmak istenmeyen otomatik tamamlama sonuçlarını ortaya çıkarabilir. Yeni bir tarayıcı penceresi ile başlatmak ve önceden hazırlanmak hassas veya istenmeyen bilgileri gizli tutmaya yardımcı olacaktır.

Katılımcıların sununuz sırasında görmesi gerekenler için, tam masaüstünüz yerine yalnızca bir ekranı veya bir uygulamayı (örn. yalnızca bir Powerpoint sunumu) paylaşma seçeneğini seçin. Bu şekilde odak noktası mesajınızın dikkatini dağıtacak hiçbir şeye değil, size ve sununuza odaklanır.

Toplantı sürecini yönetirken araları gereken zamanda uygulayın

İnsanlar zaman konusunda her zamankinden daha hassas davranışlar gösterebiliyor, özellikle pandeminin yarattığı olumsuz koşullardan daha fazla etkileniyorlar.

Herkesin zamanına saygılı olmak ana hedefimiz olmalıdır. Bir sunucu olarak bunları desteklemek için yapabileceğiniz en iyi şey toplantıyı sürekli hareketli tutmaktır. Bunun için gereken zamanlarda dinlenme koşullarını sağlamalı ve gereken araları da vermelisiniz. Sürekli olan bir sunumun sıkıntı yaratabileceğini ve sizin de yorulacağınızı hatırlatmakta yarar vardır. İnsanların dinleme sürelerinin en fazla 45 dakika ile yeterli olduğunu, bu sürelerden sonra kopmaların yaşanabileceğini bilerek sunum sürelerinizin en fazla 50 dakika ile sınırlandırmanız sizin ve katılımcıların kalitesi açısından önemli değerlendirilmektedir.

Etkili Bir Sonlandırma tasarlayın

Toplantının sonunda hızlı bir özetle oturumunuzu kapatın ve çok fazla konuşmaya devam etmeyin. Eğer soru cevap için sunumun başında gerekli zaman yönetimi yaptığınızı ve buna süre ayırdığınız belirttiyseniz bu kurala bağlı kalın ve soruları alarak cevaplama yöntemlerine geçin

Toplantı tutanakları ve konferans kaydının talep edilmesi halinde ve uygun olması durumunda (Telif haklarını gözeterek ) uygun bir link bağlantısını gönderebilirsiniz.

Hattı kapatmadan önce teşekkür ederek çabaları için takdir edin ve saygı gösterin.

Güvenliği önceliklendirme önemlidir

Video konferans hizmetlerine olan talepteki hızlı artışlar, bazı hizmetlerin kabul edilen veya gerekli olduğu kadar güvenli olmadığı talihsiz gerçeğini ortaya koymuştur. Bir video konferans şirketi seçerken, güvenlik özelliklerinin karşılaştırması yaptığınızdan emin olun ve iş gereksinimlerinize uygun olan öncelikleri belirleyin.

Ayrıca, toplantı bekleme odaları, arama çıkış özellikleri, yetkisiz katılımcılara toplantı kilitleri, parola koruması ve özel kayıtlar gibi ek koruma düzeylerine izin veren kullanıcı tabanlı özellikleri gözden geçirin.

İnsanlar yüz yüze iletişim kurduğunda, sözlü bile olmayan bir sürü bilgi aktardığı gerçeği bilinmektedir. Beden diliniz ve söyledikleri güven verip vermediğinizi, ürpertici veya havalı görünüp görünmediğinizi gösterir.

Sanal toplantılarda da aynı şekilde yüzünüzün yansımaları ile birçok ifadeyi karşıya aktarmaktasınız. Onun için hem görünen beden yansımaları, hem yüz ifadelerinizi gerçek olarak yapın ve yapmacık ifadelerden kaçının. Gördüğüm ve eleştirdiğim, en fazla itici olan bir duruma da dikkatinizi çekmek istiyorum. Yayın sırasında elinizin, yüzünüzde, saçınızda veya gözlerinizde dolaştırıldığında, karşıya bıraktığı olumsuz izlenimler olmaktadır

Özellikle kaşıntı şeklinde bir el hareketi ile sık sık uygulama yapmanız sizi ekran karşısında izleyenlere karşı gülünç ve itici bir duruma sokabilecektir.

Herkesi Bir Araya Getirmek

Çevrimiçi toplantılar ve video konferanslar, insanları bir araya getirmek için etkili bir iletişim aracı ve paha biçilmez yöntemlerdir. Birçok engellemeler yüzünden toplayamadığınız ve hitap etmek zorluğu yaşadığınız kitlelere bu yöntemle ulaşmanız oldukça kolaylaşmış bulunmaktadır. Amaçlanan aktarım planlanmadan, hazırlıkları tam yapılmadan olması durumunda bu kitleleri de kaybedileceği bilinmelidir.

Son bir gerçeği de hatırlatmakta yarar görmekteyim. Yaptığımız her konferans veya sınıf içi tabiriyle adlandırdığımız etkinliklerden beklenen neyse online ve webinarlar üzerinden yapılan etkinlikler de aynı kategoride değerlendirilmelidir. Kitleleri ve sayıları uygun olduğunda kameraların açık olması etik açısından doğru bir davranış olarak tanımlanmaktadır. Nasıl ki sizleri sınıfınızda veya salonda yüz yüze dinleyeler kitlelerin size olan odak kaymaları rahatsızlık yaratıyorsa, online sunumlarda da iletişimin kesilmesi ve kameraların kapalı tutularak sunum dinlenmesi aynı duyguyu vermektedir.

Bu nedenle sayıları yeter düzeyde planlanan sunumlarda uygun iletişim koşulları için yayın sırasında kameraların açık tutulması etik açıdan doğru kabul edilmekte, ses kirliliği açısında da seslerin kapalı tutulması önerilmektedir. Kullanılan programlarda her tür kolaylık sağlanmış olup kullanılması durumunda herhangi bir rahatsızlık yaratmamaktadır.

Kaliteli iletişim, kaliteli iş anlayışı, kaliteli iş anlayışı da verim getirir.

Sağlıkla kalın